- UPUTE

1. PODACI O TVRTKI

Da bi koristili MaliUred, potrebno je popuniti podatke za vašu tvtku.

Objašnjenje specifičnih podataka za tvrtku:

  • Korisnik u sustavu PDV-a – ako je odabrano „Ne“, na ručunima se ispisuje napomena da korisnik nije u sustavu PDV-a
  • Oznaka sljednosti – određuje način numeriranja ponuda i računa. Ako je odabrano „Na nivou poslovnog prostora“, svaka poslovnica će imati svoju numeraciju, neovisno o naplatnom uređaju (npr. 1/1/1, 1/1/2). Ako je odabrano „Na nivou naplatnog uređaja“, svaki naplatni uređaj će imati svoju numeraciju, neovisno o poslovnici (1/1/1, 1/2/1).
  • Podnožje dokumenata – tekst koji se ispisuje na ponudama, računima i otpremnicama u podnožju. Sadrži podatke o firmi kao što su naziv, OIB, adresa, telefon, broj žiro računa, temeljni kapital itd.
2. KLIJENTI

Baza klijenata vam omogućuje brže i jednostavnije dodavanje klijenata na sve dokumente. Listu klijenata možete dobiti klikom na „Klijenti“ u izborniku. Klijenti su grupirani u dvije skupine: privatni klijenti i tvrtke.

Podaci za unos klijenta:

  • Tip klijenta – klijent može biti fizička („Privatni“) i pravna osoba („Tvrtka“)
  • Strani klijent – ako je klijent označen kao strani, umjesto OIB-a se upisuje porezni broj, a na dokumentima se ispisuje napomena za neplaćanje PDV-a
  • Naziv – naziv klijenta
  • OIB / Porezni broj – OIB ili porezni broj klijenta
  • Adresa – adresa klijenta
  • Grad – grad klijenta
  • Država – država klijenta
  • Poštanski broj – ako je odabrana „Hrvatska“, poštanski broj se odabire iz izbornika. Ako je odabrana neka druga država, potrebno je upisati poštanski broj klijenta.
  • Email – email klijenta
  • Telefon – telefon klijenta
3. PROIZVODI / USLUGE

Baza proizvoda vam omogućuje brže i jednostavnije dodavanje proizvoda na sve dokumente. Listu proizvoda možete dobiti klikom na „Proizvodi ➞ Proizvodi“ u izborniku. Svi proizvodi su grupirani pod kategorijama te ih se na taj način može i pretraživati.

Podaci za unos proizvoda:

  • Kategorija – kategorija kojoj pripada proizvod
  • Šifra – interna šifra proizvoda
  • Naziv – naziv proizvoda
  • Cijena – netto cijena proizvoda (bez PDV-a)
  • Porezna grupa – porezna grupa proizvoda
  • Jedinica mjere – jedinica mjere proizvoda
  • Tip – ako je odabrano „Roba“, prilikom kreiranja računa postoji mogućnost kreiranja otpremnice
  • Opis – opis proizvoda koji se ispisuje na dokumentima
4. DOKUMENTI

Objašnjenje specifičnih elemenata dokumenata:

  • Jezik – jezik može biti hrvatski i engleski. PDF dokument će uvijek biti na odabranom jeziku.
  • Valuta – odabrana valuta je HRK, ali se ona može mijenjati. Promjenom valute, automatski se ažuriraju stavke na dokumentu. Ako valuta nije HRK, postoji mogućnost generiranja dva PDF dokumenta. Jedan sa stranom valutom i jedan sa obje valute.
  • Međunarodna napomena – međunarodna napomena se ispisuje na dokumentu ako je odabran engleski jezik.
  • Izmjena stavki – stavke dokumenta (proizvodi / usluge) možete mijenjati klikom na ikonicu u predzadnjem stupcu pojedine stavke. Pošto se proizvodi u bazu unose sa netto cijenom, dodaje im se PDV, ovisno o poreznoj grupi. Ako postavite „Brutto“ na „Da“, netto cijena postaje brutto cijena, tj. od netto cijene se oduzima iznos PDV-a.
  • PDF – ponude i računi mogu imati dva tipa PDF dokumenta: „domaći“ i „strani“. To se događa u slučaju ako jezik dokumenta nije hrvatski ili ako valuta nije HRK. Kada to nije slučaj, generira se samo jedan PDF.
4.1 Računi

U MalomUredu postoje dvije vrste računa: maloprodajni i veleprodajni. Maloprodajni računi se fiskaliziraju, ne mogu se mijenjati, brisati i kopirati.

Objašnjenje specifičnih elemenata računa:

  • Valuta unosa – primjenjuje se ako je „Valuta“ različita od HRK. Ako je „Valuta“ npr. EUR, a „Valuta unosa“ HRK, radi se konverzija cijena prema trenutnom tečaju. Ako su i „Valuta“ i „Valuta unosa“ npr. EUR, u „domaćem“ PDF-u se radi konverzija cijena iz EUR u HRK, a u „stranom“ ne.
  • Model / poziv na broj – služe za jasnije objašnjenje osnove plaćanja. Model se sastoji od prefiksa „HR“ i dva broja (kontrolni brojevi). Ukoliko nemate sustav kontrolnih brojeva, stavite oznaku „HR99“. Poziv na broj se sastoji od brojeva i do dvije crtice (minusi), a može imati maksimalno 22 znamenke, uključujući i crtice.
  • Predujam – ako radite račun za predujam, postavite „Predujam“ na „Da“. U tom slučaju će to biti naznačeno i PDF dokumentu.
  • Status – maloprodajni računi imaju status „Plaćeni“, a veleprodajni mogu biti „Neplaćeni“, „Plaćeni“ i „Djelomično plaćeni“. Ukoliko je račun djelomično plaćen, potrebno je upisati uplaćeni iznos. Plaćeni računi se ne mogu editirati i brisati.

Listu računa možete dobiti klikom na „Dokumenti ➞ Računi“ u izborniku.

4.2 Ugovori

Ugovori služe za kreiranje ponavljajućih računa. To su računi koji se automatski kreiraju i šalju klijentima. Da bi kreirali ponavljajući račun, potrebno je kreirati ugovor sa podacima koje će sadržavati ponavljajući račun.

Objašnjenje specifičnih elemenata ugovora:

  • Broj ugovora – interni broj ugovora
  • Valuta – broj dana od datuma kreiranja računa
  • Trajanje ugovora – broj mjeseci trajanja ugovora
  • Aktivan – ako je odabrano „Da“, račun će se kreirati i slati klijentima
  • Vrsta naplate – ako je odabrano „Prošli mjesec“, račun se neće kreirati u mjesecu kreiranja ugovora, već sljedeći mjesec. Ako je odabrano „Tekući mjesec“, račun će se kreirati u mjesecu kreiranja računa pod uvjetom da je dan u mjesecu veći od „Dan kreiranja računa“.
  • Dan kreiranja računa – da u mjesecu kada će račun biti kreiran
  • Kreiraj nakon završetka ugovora – ako je odabrano „Da“, računi će se kreirati i nakon što istekne ugovor. U tom slučaju se na PDF dokumentu više neće ispisivati broj trenutnog ugovora (npr. 7/12).

Listu ugovora možete dobiti klikom na „Dokumenti ➞ Ugovori“ u izborniku.

5. BLAGAJNIČKI IZVJEŠTAJ

Blagajnički izvještaj predstavlja dnevnik blagajničkog poslovanja. Sastoji se od pregleda gotovinskih uplata i isplata za određeno vremensko razdoblje. Za određeno vremensko razdoblje može postojati samo jedan izvještaj. Ako prilikom brisanja postoje izvještaji nakon izvještaja koji se briše, obrisati će se svi izvještaji nakon tog izvještaja. Listu izvještaja možete dobiti klikom na „Blagajnički izvještaj ➞ Izvještaji“ u izborniku.

5.1 Uplatnice

Uplatnice služe za evidenciju uplate gotovine. Kreiraju se automatski uz maloprodajni račun (ako je način plaćanja „Gotovina“), a postoji mogućnost i ručnog kreiranja. Listu uplatnica možete dobiti klikom na „Blagajnički izvještaj ➞ Uplatnice“ u izborniku.

5.2 Isplatnice

Isplaznice služe za evidenciju isplate gotovine. Kreiraju se automatski storniranjem maloprodajnog računa (ako je način plaćanja „Gotovina“), a postoji mogućnost i ručnog kreiranja. Listu isplatnica možete dobiti klikom na „Blagajnički izvještaj ➞ Isplatnice“ u izborniku.

6. PUTNI NALOZI

Putni nalozi služe za evidenciju putovanja zaposlenika. Putni nalog se sastoji od samom naloga, dnevnica, relacija i troškova. Za kreiranje naloga potrebno je unaprijed kreirati zaposlenike, vozila i vrste dnevnica. Izračun kilometraže određene relacije se može dobiti klikom na ikonicu pored „Kilometara“ u odjeljku „Relacije“. Listu putnih naloga možete dobiti klikom na „Putni nalozi ➞ Nalozi“ u izborniku.

7. POSTAVKE
7.1 Porezne grupe

Porezna grupa omogućuje lakšu manipulciju poreznih stopa. Ukoliko dođe do promjene porezne stope u poreznoj grupi,dovoljno je samo dodati novu poreznu stopu i datum primjene iste. Listu poreznih grupa možete dobiti klikom na „Postavke ➞ Porezne grupe“ u izborniku.

7.2 Korisnici / zaposlenici

Korisnici su osobe koje mogu korsistiti MaliUred, a zaposlenici su osobe koje mogu biti podijeljeni na putne naloge. Listu korisnika možete dobiti klikom na „Postavke ➞ Korisnici“, a listu zaposlenika na „Postavke ➞ Zaposlenici“ u izborniku.

7.3 Poslovnice

Ponude, računi i ugovori se moraju kreirati u nekoj poslovnici (poslovnom prostoru). Oznaka poslovnice predstavlja drugi broj u broju nekog dokumenta (npr. 1/1/1). Listu poslovnica možete dobiti klikom na „Postavke ➞ Poslovnice“.

7.4 Naplatni uređaji

Ponude, računi i ugovori se moraju kreirati na nekom naplatnom uređaju. Svaki naplatni uređaj se nalazi u nekoj poslovnici. Oznaka naplatnog uređaja predstavlja treći broj u broju nekog dokumenta (npr. 1/1/1). Listu naplatnih uređaja možete dobiti klikom na „Postavke ➞ Naplatni uređaji“.

8. FISKALIZACIJA

Da bi fiskalizirali maloprodajne račune, potrebno je od FINA-e zatražiti fiskalni certifikat i lozinku. Nakon toga se certifikat mora dodati u MaliUred i upisati lozinka za isti. Forma za unos certifikata i lozinke možete dobiti klikom na „Postavke ➞ Fiskalizacija“. Svi maloprodajni računi se prilikom kreiranja automatski fiskaliziraju. Ukoliko se račun nije fiskalizirao, postoji mogućnost i naknadne fiskalizacije. Račun se može fiskalizirati klikom na ikonicu pored broja računa.